ITツール導入で失敗しないためのチェックリスト｜小さな会社・お店向け

「便利そうだから」とITツールを入れたものの、結局使われずに月額料金だけ払い続けている——小さな会社やお店では、よくある話です。

この記事では、ITツールを導入する前に確認しておきたいことを、チェックリストの形でまとめました。ネットショップ、予約システム、勤怠管理、会計ソフト、SNSツールなど、どのツールにも使えます。

導入前のチェックリスト

「今、誰が・どの作業に・どのくらい時間を使っているか」を書き出してみます。例えば「毎月の勤怠集計に半日かかっている」「電話予約の受付で接客が止まる」など、具体的に書けるほど、合うツールを選びやすくなります。

ツールを選ぶ人と、毎日使う人が違うことはよくあります。無料体験の期間中に、実際に使うスタッフに触ってもらうのがいちばん確実です。

料金は、必ず公式サイトの料金ページで最新の内容を確認しましょう。比較サイトの情報は古くなっていることがあります。

会計ソフト、ネットショップ、予約、POSレジなど、すでに使っているツールとデータをつなげられるかを確認します。つながらないと、同じ内容を二重に入力することになり、かえって手間が増えます。

ツールを変えたくなったとき、顧客データや売上データをCSVなどで書き出せるかは大事なポイントです。書き出せないと、乗り換えのたびに一から入力し直すことになります。

サポートがメールだけか、電話やチャットでも相談できるか。受付時間は営業時間と合っているか。初めて使うツールほど、ここで差が出ます。

スタッフごとに見られる範囲を分けられるか、二段階認証が使えるかを確認します。辞めたスタッフのアカウントを止めやすいかどうかも見ておきましょう。

ITツールは、入れることより「使い続けられること」が大切です。導入前に上の7つを確認しておくだけで、失敗はかなり減らせます。