タイムカードやExcelで勤怠を管理していると、月末の集計や、打刻漏れの確認に時間がかかります。スタッフが増えてくると、「そろそろクラウドの勤怠管理に移したい」と考える会社も多いはずです。
この記事では、Excelや紙の勤怠からクラウドの勤怠管理に移すときに、つまずきやすいポイントと進め方をまとめます。
クラウド勤怠にすると変わること
- 打刻がスマホやパソコン、タブレットからできる
- 月末の集計が自動になり、手で足し算する作業がなくなる
- 残業時間や有給休暇の残りが、すぐに確認できる
- 給与計算ソフトにデータを渡せるものもある
移す前に決めておくこと
1. 今のルールを書き出す
始業・終業の時刻、休憩の取り方、残業の数え方（1分単位か15分単位か）、深夜・休日の扱いなど、今のルールを紙に書き出します。Excelの計算式の中にだけルールが入っていて、誰も説明できない、ということは意外とよくあります。
2. 打刻の方法を決める
事務所のタブレットで打刻するのか、各自のスマホで打刻するのか。外出や直行直帰が多い場合は、スマホの位置情報つきの打刻ができるかも確認しましょう。
3. 誰が承認するかを決める
打刻の修正や残業の申請を、誰が確認して承認するかを決めておきます。ここが決まっていないと、結局Excelと同じように月末にまとめて確認することになります。
4. 給与計算とのつなぎ方を決める
今使っている給与計算ソフトや、社労士・税理士さんにデータをどう渡しているかを確認します。CSVで書き出せる形式が合うかどうかは、導入前に確認しておくと安心です。
移行の進め方
- 無料体験やデモで、実際の打刻と集計を試す
- 1か月だけ、Excelとクラウドの両方で記録して、集計結果が合うかを比べる
- ずれがあれば設定を直す（休憩や端数の扱いなど）
- スタッフに打刻の方法を説明して、本番に切り替える
いきなり全部を切り替えるより、1か月の並行期間をとる方が、給与の計算ミスを防げます。
ツールを選ぶときのポイント
- 料金の仕組み（1人あたりの月額か、まとめての月額か）
- 打刻の方法（スマホ、ICカード、タブレット、顔認証など）
- シフト管理や有給休暇の管理もできるか
- 給与計算ソフトとの連携
- サポートの受付時間
料金は人数で大きく変わります。必ず公式サイトで、自分の会社の人数で計算してみてください。導入前に確認したいことは「ITツール導入で失敗しないためのチェックリスト」にもまとめています。
まとめ
- 移す前に、今の勤怠ルールを書き出しておく
- 打刻の方法・承認する人・給与計算とのつなぎ方を先に決める
- 1か月ほどExcelと並行して使い、集計が合うか確かめてから切り替える
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